Functionaliteit van een CMS

Welke functionaliteit zoek je in een content management systeem? Met andere woorden, wat moet de tool allemaal aan boord hebben? Maar wellicht belangrijker dan de vraag of een cms een bepaalde eigenschap ondersteunt is de vraag hoe het stuk functionaliteit in kwestie geïplementeerd is (zie wat er fout kan gaan).

Een aantal vragen die je jezelf kunt stellen bij het kiezen van een content management systeem:

Aandachtgebied: invoer en beheer van inhoud

  • Vind invoer plaats op basis van templates en/of stijlbladen?
  • Beschikt het beheersysteem over een WYSIWYG (What You See Is What You Get) editor en zo ja, behoort inline editing van pagina’s tot de mogelijkheden?
  • Is er een preview functie om de wijzigingen aan de pagina te bekijken voordat deze worden doorgevoerd?
  • Welke html elementen worden ondersteund door de editor? Is het mogelijk om alleen een subset van de beschikbare html elementen ter beschikking te stellen aan de gebruikers?
  • Kan inhoud worden voorzien van metadatering?
  • Is er een mogelijkheid om formulieren samen te stellen? Welke formulier tags zijn beschikbaar? In welke mate is het mogelijk om velden te valideren? Gebeurt dat alleen door middel van client side scripting (javascript) of ook aan de serverkant?
  • Heeft het cms een ingebouwd mechanisme om afbeeldingen te beheren en bewerken? Zo ja, waaruit bestaat deze functionaliteit (cropping, resizing)?

Aandachtsgebied: website management

  • Hoe vrij is de gebruiker van het content management systeem in zijn definitie van de navigatiestructuur van de website?
  • Is hoeverre zijn de templates van de pagina’s naar smaak in te richten?
  • Hetzelfde geldt voor de style sheets. Heeft de gebruiker controle over de stijlbladen en in welke mate?
  • Is het cms in staat om meerdere websites te beheren? En subdomeinen?
  • Genereert het content management systeem zelf een (validerende) sitemap?
  • Kan de website (batchgewijs) controleren of aangebrachte links nog functioneel zijn?
  • Beschikt de beheertool over functies voor archivering (een vervaldatum van teksten, een datum voor (her)publicatie) en versiebeheer? Is bijvoorbeeld een rollback naar een eerdere versie van de content mogelijk?
  • In welke mate kan het cms voldoen aan gebruikersrollen?
  • Wordt workflow ondersteund? Zo ja, in hoeverre zijn workflows vrij in te richten?
  • Beschikt het cms over ingebouwde zoekfunctionaliteit? Vrije tekst zoekopdrachten? Op basis van metadata? Kun je bepaalde informatie buiten de zoekresultaten houden?
  • In hoeverre is het mogelijk om de inhoud te personaliseren?
  • Kunnen rapportages over bezoekers van de website worden bijgehouden met de beheerstool?

Aandachtsgebied: integratie met andere systemen

  • Is het mogelijk om met externe editors te werken? Welke?
  • Kan het content management systeem worden geïntegreerd met kantoorautomatisering? Is bijvoorbeeld integratie met de producten uit de Microsoft Office suite mogelijk?
  • Kan het systeem gegevens uitwisselen met andere systemen via xml?
  • Welke methodes voor gebruikersauthenticatie kent het cms? Geïntegreerde authenticatie op basis van Windows Active Directory? LDAP?

Aandachtsgebied: infrastructuur

  • Is het content management systeem in staat tot load balancing (het verdelen van de website over meerdere fysieke servers)?
  • Op welke platformen kan het cms allemaal draaien? Alleen Windows?
  • Welke vrijheid heeft de gebruiker in zijn keus van de achterliggende database waarin de informatie wordt opgeslagen?