Het selecteren van een CMS – wat kan er misgaan?
Er zijn een aantal zaken die fout kunnen gaan bij de selectie van een Content Management Systeem. De meest gemaakte fouten zijn hieronder beschreven.
Misverstanden over de vraag waarom een CMS ingezet wordt.
Zonder een haarscherp beeld van de taken waarvoor een CMS ingezet zal gaan worden is er geen goede basis voor de selectie van een CMS. Het heeft overigens geen zijn om mensen in de organisatie te vragen wat ze nodig hebben in termen van functionaliteit. In plaats daarvan is het noodzakelijk om de business needs in kaart te brengen en deze naar functionele eisen te vertalen. In de eerste plaats is dus een helder beeld van de doelstellingen van de website vereist! Andere, hiermee samenhangende vragen die beantwoord dienen te worden voordat de pakketselectie plaatsvindt:
- Hoe zit het ontwerp van de website in elkaar?
- Wat is de internet strategie?
- Welke functionaliteit levert de website (niet het CMS!)
Geen kennis van wat er bij content management allemaal komt kijken
Als een organisatie voor de eerste keer een CMS gaat aanschaffen is het lastig om zinvolle functionele eisen op te stellen. Het is een uitdaging om een content management systeem aan te kopen op basis van de juiste organisatorische beslissingen. Om een product te kunnen selecteren is het noodzakelijk om inzicht te hebben in de zaken die bij content management komen kijken. Voordat er een programma van eisen wordt geschreven of een productdemo wordt bekeken moet een organisatie vragen kunnen beantwoorden als:
- Welke uitdagingen brengt de implementatie van een CMS met zich mee?
- Wat zijn veel voorkomende problemen bij content management systemen?
- Welke productfeatures worden in het algemeen geimplementeerd? En welke niet?
- Hoe kan content management het best benaderd worden?
Onvoldoende inzicht in de markt
Zonder een grondige kennis van de markt voor content management systemen is het moeilijk om een goede keuze te kunnen maken. Wereldwijd zijn er zo’n 1000 content management oplossingen op de markt, maar slechts een beperkte subset hiervan is zichtbaar voor de consument. Als de klant zelf geen onderzoek doet naar welke producten (die behoorlijk van elkaar kunnen verschillen in functionaliteit) er in de markt verkrijgbaar zijn, krijgt hij ten onrechte het gevoel dat hij slechts uit een handjevol leveranciers van content management systemen kan kiezen.
Hoe kun je het meest geschikte product kiezen zonder een goed overzicht van de overeenkomsten en verschillen?
Groter is beter. Toch?
Het gebeurt nogal eens dat een organisatie kiest voor een complex content management systeem van een grote leverancier. De gedachtengang hierachter is dat de continuïteit bij een grote leverancier beter gewaarborgd is.
Er is bij content management systemen weinig verband tussen de prijs en de prestaties van het systeem. Een duurder CMS betekent niet dat het product per defnitie meer kan of beter is. In de overtuiging dat groter ook beter is, kan een organisatie kiezen voor een content management systeem dat niet aansluit bij de eisen van de organisatie. Een product dat niet gemakkelijk is voor de gebruikers om eigen te maken, heeft een grote kans te mislukken.
In plaats van volgens het groter is beter principe te kopen, is het verstandiger om klein en simpel te beginnen.
Verwarring- Het verschil tussen eisen en selectiecriteria
Een grote valkuil bij het opstellen van een aanbesteding voor een CMS is het onderscheid tussen eisen en selectiecriteria. Het doel van een aanbesteding is het kunnen maken van onderscheid tussen verschillende producten, om ongeschikte oplossingen eruit te filteren en uit te komen bij 1 aanbieder. Vaak kom je in aanbestedingen eisen tegen als:
- Het CMS moet voorzien in een webgebaseerde beheeromgeving
- Het CMS kan met de huidige systemen worden geintegreerd
Dit soort eisen hebben weinig nut, want wellicht beschikken alle producten over de gevraagde functionaliteit of kunnen de neergelegde eisen niet worden gestaafd.
Veel zinvoller is het opstellen van selectiecriteria aan de hand waarvan een organisatie in staat is om te bepalen in hoeverre een product aansluit bij de behoeften van het bedrijf.
Teveel eisen
Vanuit de gedachtengang “als je er niet om vraagt, krijg je het niet” en “beter te veel detail dan te weinig” groeit een programma van eisen uit tot een lijvig boekwerk. Echter, hoe uitgebreider de eisen, hoe moeilijker het wordt een pakket te selecteren. Niet gemakkelijker. Het opstellen van teveel eisen:
- leidt tot verwarring over vereisten en “nice to have” zaken
- maakt het moeilijker om onderscheid te maken tussen producten
- dwingt een organisatie automatisch richting een uitgebreider (en duurder?) product, dat aan alle eisen voldoet
- veroorzaakt een langere responsetijd bij leveranciers
Het is verstandiger om een een beperkt aantal selectiecriteria op te nemen tijdens de aanbesteding, eventueel uitgebreid met een aantal ondersteunende eisen.
Kwantificatie op basis voldoet / voldoet niet
Vragenlijsten met eisen op basis waarvan leveranciers kunnen aangeven of ze voldoen aan de gevraagde eis is nutteloos. De antwoorden geven nauwelijks inzicht in de mogelijkheden van het product. Een betere aanpak is die waarin leveranciers gevraagd wordt te vertellen op welke manier hun product past bij de gestelde selectiecriteria, waar nodig ondersteund met schermafdrukken of voorbeelden.
Concentreren op wat in plaats van hoe
Selectiecriterium: Het CMS moet op een flexibele en krachtige manier met workflow kunnen omgaan.
Op het oog lijkt deze uitspraak wenselijk, maar is in wezen nietszeggende. Want hoe (goed) werkt de workflow? In de praktijk bestaat de workflow functionaliteit van een content management systeem wellicht enkel en alleen uit het aanvinken van een Publiceer checkbox.
Door in het selectieproces de nadruk te leggen op de hoe in plaats van de wat vragen komt er veel meer duidelijkheid hoe een product invulling geeft aan een bedrijfsproces.
Vraag: Op welke manier is product X in staat om het publicatieproces van onze organisatie te beheren?
Verwarring tussen CMS en website in het algmeen
Bij het implementeren van een website komt er in het algemeen meer om de hoek kijken dan alleen de selectie van een nieuw content management systeem. Meestal zijn het de tekortkomingen (bijvoorbeeld een gebrekkige structuur, gedateerd ontwerp en inhoud of omslachtige publicatiemogelijkheden) van de huidige website die aanleiding zijn voor de aanschaf van een nieuw CMS. Het is dan ook verleidelijk om het redesign van de website te bundelen met de introductie van een ander CMS.
Een verstandigere werkwijze is om onderscheid te maken tussen de implementatie van een nieuw content management systeem en het redesign van de website.
CMS selectie door de ICT-afdeling
Het is onverstandig om de pakketselectie van een CMS door de automatiseringsafdeling uit te laten voeren. Je loopt het gevaar dat het programma van eisen slecht aansluit bij de organisatie en het aangekochte product weliswaar technisch geschikt is, maar niet aansluit bij de eisen en wensen van de personen die er dagelijks mee werken.
Technische aspecten horen het kleinste element van het selectieproces te vormen. Een ICT afdeling vormt een klankbord voor webtechnische en infrastructurele vraagstukken, maar bemoeit zich alleen mondjesmaat met de business needs. Het is daarom beter om het selectieproces uit te voeren vanuit een zakelijk perspectief, door personen die het meeste inzicht hebben in bedrijfsprocessen.
